Lichtvoetige notities met inzichten uit ons werk

ZO AF EN TOE DELEN WE GRAAG MET JE WAT WE GEDAAN HEBBEN OF WAT AAN HET DOEN ZIJN. ZO ZIE JE CONCREET HOE WE VERANDERING AANPAKKEN. DEZE KEER OVER EEN AFDELING MET TEVEEL WERKDRUK.

Wat zien we?

We zijn bij een afdeling die last heeft van stevige werkdruk. Een probleem dat vaak subjectief is en moeilijk kwantificeerbaar. De medewerkers hebben zelf al goed nagedacht waar dit vandaan komt. Ze zijn erg dienstverlenend ingesteld, waardoor het team graag tegemoet komt aan ad hoc vragen uit de organisatie. Het afdelingshoofd ziet verder dat de afdeling is opgebouwd uit een team van slimme collega’s, gedreven en met een enorme betrokkenheid en verantwoordelijkheidsgevoel. Dat klinkt als de ideale afdeling, maar het kan ook leiden tot verminderde focus en te weinig efficiency. We nemen de uitdaging aan om met het team aan de slag te gaan. We steken in op het verlagen van de werkdruk door het loslaten van alles waar je je helemaal niet mee moet bemoeien.

Hoe pakken we dat aan?

Stap 1: een aanpak verzinnen samen met een groep medewerkers

Samen met een aantal medewerkers van de afdeling ontwerpen we het programma. Deelname aan dit groepje is vrijwillig, zodat we zeker weten dat er medewerkers aanschuiven die zin hebben om er iets moois van te maken. Door samen te ontwerpen raken medewerkers betrokken en ontstaat er draagvlak. We stellen slechts één voorwaarde aan het ontwerp: het moet voor het team heel aantrekkelijk zijn om een actieve bijdrage te leveren tijdens de sessie. Als het programma staat, sturen we een voorbereidende opdracht om de medewerkers in de juiste mindset te krijgen en tellen af tot de grote dag.

Stap 2: aan de slag met de ‘rode draad’

We willen laten zien tot welke negatieve effecten de enorme betrokkenheid en het grote verantwoordelijkheidsgevoel van het team leidt. Dat klinkt niet erg aardig, maar is nodig, omdat de teamleden geneigd zijn dat wat er mis gaat positief te labelen.

Aan de hand van een bol rode wol pakt iedereen die op welke manier dan ook betrokken is bij een vrij overzichtelijke taak de draad vast. Op een gegeven moment staat bijna de voltallige afdeling van 24 mannen en vrouwen op het podium. Door het stellen van vragen ontrafelen we langzaam maar zeker wie er daadwerkelijk bij de taak betrokken zijn én wie zich bij het onderwerp betrokken voelen. Het team krijgt de smaak nu te pakken: er ontstaan discussies, medewerkers halen elkaar van het podium af en plaatsen er andere collega’s bij. Uiteindelijk blijven alleen die collega’s over die echt een verantwoordelijkheid hebben bij het uitvoeren van de taak. Het rode touwtje trekt een logische lijn door de zaal.

Stap 3: afronden

We ronden af met een gezamenlijke set aan concrete afspraken. Zo zorgen we ervoor dat de verandering die wordt ingezet duurzaam is. En natuurlijk laten wij het draadje ook niet los. In de weken na de sessie komen we af en toe onverwacht even langs bij de afdeling en horen dan succesverhalen en tegenvallers. Die verwerken we weer in mailtjes die we met enige regelmaat sturen ter opfrissing.

Hoe het afliep

Uiteindelijk hebben verspreid over een half jaar tijd nog 2 sessies met het team gedaan. Een sessie ging over elkaar aanspreken en de andere over het thema afspraak is afspraak. De noodzaak voor deze sessies werd aangetoond door de resultaten van een meetinstrument dat we samen met het team ontwikkelden. Een aantal maanden na de laatste sessie gaf de opdrachtgever aan dat het rustiger was in het team. Er werden goede afspraken gemaakt over het werk en als het mis ging werd dat met de juiste collega’s besproken.

Handige tool

Om teamleden te leren waar hun verantwoordelijkheid begint en weer ophoudt gebruiken we een tool met …


Klik voor een printversie

Dit is hoe het werkt:

  • Neem een taak of actie in gedachten waar je over twijfelt of die op jouw to-do-lijstje hoort.
  • Lees dan de zinnen hierboven, met telkens de nadruk op één van de woorden in de zin. Zo ontstaan er vijf variaties op dezelfde vraag.
  • Scoor je ergens een nee, dan is er iets mis en bestaat de kans de je iets doet wat je beter kunt laten. Misschien hoeft de taak wel helemaal niet uitgevoerd, of in elk geval niet nu of niet door jou.
  • Afhankelijk van het antwoord kan je lekker een streep door de actie zetten, als de wiedeweerga aan het werk gaan of een collega verrassen met een taak die per ongeluk op jouw lijstje was beland.

Twee tips om verandering te versnellen

Confronteer collega's

In dit traject hadden we te maken met medewerkers die vanuit een enorme betrokkenheid moeite hadden met loslaten. Als dit in jouw team gebeurt neig je er misschien naar om er wat verzachtend naar te kijken: het is immers positief bedoeld. Maar zo’n team moet je echt confronteren met de enorme chaos die ontstaat als je zo voor elkaar denkt en handelt. Dat kan je doen met woorden, maar in dit geval was het veel effectiever om het letterlijk uit te beelden.

Leg die vergadering eens even stil

In het ontwerpteam zagen we gebeuren wat er in het grote team ook speelde. We hebben de ontwerpsessie even stilgelegd en bespreekbaar gemaakt wat we zagen. Dat gaf veel herkenning en ook lol. Werken met wat er ter plekke gebeurt is zoveel krachtiger dan praten over. Wees niet bang om het proces even stil te leggen, bijvoorbeeld in een vergadering. Vaak maak je zichtbaar wat iedereen al voelde en weten medewerkers ook best hoe ze het anders zouden willen.

Zoek je iemand die opschrijft wat er in je hoofd zit? Vraag dan Rita! Dat hebben wij bij het maken van dit kijkje in ons werk ook gedaan. Kijk voor meer informatie op watikwilzeggen.nl.