Lichtvoetige notities met inzichten uit ons werk

Wat zien we?

We zijn bij een afdeling die last heeft van stevige werkdruk. Een probleem dat vaak subjectief is en moeilijk kwantificeerbaar. De medewerkers hebben zelf al goed nagedacht waar dit vandaan komt. Ze zijn erg dienstverlenend ingesteld, waardoor het team graag tegemoet komt aan ad hoc vragen uit de organisatie. Het afdelingshoofd ziet verder dat de afdeling is opgebouwd uit een team van slimme collega’s, gedreven en met een enorme betrokkenheid en verantwoordelijkheidsgevoel. Dat klinkt als de ideale afdeling, maar het kan ook leiden tot verminderde focus en te weinig efficiency. We nemen de uitdaging aan om met het team aan de slag te gaan. We steken in op het verlagen van de werkdruk door het loslaten van alles waar je je helemaal niet mee moet bemoeien.

Hoe pakken we dat aan?

Stap 1: een aanpak verzinnen samen met een groep medewerkers

Samen met een aantal medewerkers van de afdeling ontwerpen we het programma. Deelname aan dit groepje is vrijwillig, zodat we zeker weten dat er medewerkers aanschuiven die zin hebben om er iets moois van te maken. Door samen te ontwerpen raken medewerkers betrokken en ontstaat er draagvlak. We stellen slechts één voorwaarde aan het ontwerp: het moet voor het team heel aantrekkelijk zijn om een actieve bijdrage te leveren tijdens de sessie. Als het programma staat, sturen we een voorbereidende opdracht om de medewerkers in de juiste mindset te krijgen en tellen af tot de grote dag.

Stap 2: aan de slag met de ‘rode draad’

We willen laten zien tot welke negatieve effecten de enorme betrokkenheid en het grote verantwoordelijkheidsgevoel van het team leidt. Dat klinkt niet erg aardig, maar is nodig, omdat de teamleden geneigd zijn dat wat er mis gaat positief te labelen.

Aan de hand van een bol rode wol pakt iedereen die op welke manier dan ook betrokken is bij een vrij overzichtelijke taak de draad vast. Op een gegeven moment staat bijna de voltallige afdeling van 24 mannen en vrouwen op het podium. Door het stellen van vragen ontrafelen we langzaam maar zeker wie er daadwerkelijk bij de taak betrokken zijn én wie zich bij het onderwerp betrokken voelen. Het team krijgt de smaak nu te pakken: er ontstaan discussies, medewerkers halen elkaar van het podium af en plaatsen er andere collega’s bij. Uiteindelijk blijven alleen die collega’s over die echt een verantwoordelijkheid hebben bij het uitvoeren van de taak. Het rode touwtje trekt een logische lijn door de zaal.

Stap 3: afronden

We ronden af met een gezamenlijke set aan concrete afspraken. Zo zorgen we ervoor dat de verandering die wordt ingezet duurzaam is. En natuurlijk laten wij het draadje ook niet los. In de weken na de sessie komen we af en toe onverwacht even langs bij de afdeling en horen dan succesverhalen en tegenvallers. Die verwerken we weer in mailtjes die we met enige regelmaat sturen ter opfrissing.

Hoe het afliep

Uiteindelijk hebben we verspreid over een half jaar tijd nog 2 sessies met het team gedaan. Een sessie ging over elkaar aanspreken en de andere over het thema afspraak is afspraak. De noodzaak voor deze sessies werd aangetoond door de resultaten van een meetinstrument dat we samen met het team ontwikkelden. Een aantal maanden na de laatste sessie gaf de opdrachtgever aan dat het rustiger was in het team. Er werden goede afspraken gemaakt over het werk en als het mis ging werd dat met de juiste collega’s besproken.